eSignNog steeds printen we documenten om die vervolgens met pen te ondertekenen, te kopiëren of in te scannen en (in het ergste geval nog per fax of post) toe te sturen aan een (of meer) ander(en) ter ondertekening bij wie dit ritueel zich dan herhaalt. Uiteindelijk worden de door alle partijen ondertekende documenten gekopieerd of gescand en verwerkt in ieders eigen documentbeheersysteem. Dit onnodig omslachtig en tijdrovend proces, waarin de fysieke handtekening nog nodig wordt geacht als bewijs van authenticiteit, nemen we in onze gedigitaliseerde wereld dus op de koop toe. In 2016 zijn de meeste bedrijven op die manier nog afhankelijk van (veel) papier.

 

Dit kan echt anders, via e-Signing, waarbij door alle betrokken partijen een digitale handtekening wordt gezet die zowel in B2B- als in B2C-overeenkomsten en overige documenten volledig rechtsgeldig is. Een digitale handtekening onderscheidt zich van een ‘gewone’ elektronische handtekening omdat bij een digitale handtekening de identiteit van de ondertekenaars wordt geverifieerd aan de hand van digitale id’s die zijn gebaseerd op door een derde partij uitgegeven verificatiecertificaat. Dat voorziet in een audit trail waarin informatie van elke stap in het ondertekeningproces wordt bijgehouden en vastgelegd, en dient bovendien als bewijs dat het ondertekende document niet is veranderd.

Het proces van digitale ondertekening scheelt 5 tot 10 stappen ten opzichte van de ouderwetse manier en verloopt minimaal vijf keer zo snel. Met de mogelijkheden van “Track & Trace” kan worden gevolgd of en wanneer een document is aangekomen; of, wanneer en door wie het is geopend, enzovoorts.

Hierop kan de verdere communicatie worden aangepast met gestandaardiseerde reminders.

Met behulp van onze eSign-service kunnen uw documenten, zoals orders, opdrachtbevestigingen, overeenkomsten, enz. snel en volledig digitaal worden afgehandeld. Wij ontzorgen u graag!

Hoe werkt dat in de praktijk?

U levert uw document volledig opgemaakt aan in Word- of als PDF document met de e-mailadressen van de partijen die het document moeten ondertekenen in de volgorde waarin dat moet gebeuren. Wij doen de rest. De partijen die moeten ondertekenen ontvangen van ons een e-mail met een vooraankondiging en een instructie voor de ondertekening. Nadat de eerste partij online heeft ondertekend wordt het document automatisch aangeboden aan de volgende ondertekenaar(s) en aan het einde van die rit ontvangen alle betrokkenen een digitaal gecertificeerde PDF van het ondertekende document in hun mailbox inclusief de audit trail.

Uw voordelen zijn:

  • tijdsbesparing: geen stukken meer afdrukken, ondertekenen, inscannen en terug mailen of per post verzenden; dit duurt vaak dagen.
  • automatische reminders als een ondertekenaar na een bepaalde termijn nog niet heeft getekend: het traject wordt voor u bewaakt.
  • digitale opslag van de getekende overeenkomst is direct mogelijk vanuit de e-mail.

Exact Synergy Enterprise – Document: 00.167.996 – Bespaar tijd, energie en papier met onze eSign-service: de volgende stap naar papierloos ondernemen

Wij bieden deze unieke service aan voor slechts €29,50 excl. BTW per document.

Nieuwsgierig hoe het werkt in de praktijk? Neem de proef op de som en vraag ons om een test. U kunt hiervoor contact opnemen met onze service-medewerkers Gerwin Kerstens en Rinie Sestig op 0162 51 57 88; zij helpen u graag verder.